O controle de estoque é uma estratégia eficiente para quem busca uma gestão completa em seu negócio. Esse controle contribui para a centralização de informações e construção de um histórico detalhado.
Portanto, controlar o seu estoque é uma maneira positiva de sustentar resultados e garantir organização empresarial, além de reduzir custos.
Para isso, neste conteúdo iremos te explicar melhor sobre as características da boa gestão em pequenas empresas e um passo a passo de como colocá-lo em prática. Vamos lá?
O que é controle de estoque
O controle de estoque é a fiscalização e inspeção dos materiais e produtos de uma empresa. Dessa forma, garante-se um bom funcionamento, além do monitoramento exato de todas as operações.
Ou seja, durante esse monitoramento, pode ser controlado:
- Entradas de mercadorias para armazenamento, de consumo da própria empresa ou ainda, para comercialização.
- Saídas de itens vendidos, serviços executados ou produtos utilizados pela empresa em questão.
Em síntese, além da transparência, sua empresa fomenta um estoque equilibrado, sem excessos nem faltas. Assim, a redução com custos de armazenagem são reduzidos e ainda, mantém-se regular o fornecimento de insumos ou produtos.
Para isso, normalmente recomenda-se um sistema online para controle de estoque. Ainda neste material lhe explicaremos como funciona! 🙂
Importância do controle de estoque em pequenas empresas
Você sabe qual a importância do controle de estoque? No botão verde, à sua esquerda, você encontra um campo para você deixar a sua opinião, assim podemos manter uma comunicação cada vez mais alinhada! 💙
Muito se vê por aí, empreendedores que deixam o controle de estoque para um segundo plano, principalmente quando estão gerenciando uma empresa de pequeno porte.
Mas, já adianto que essa crença precisa ser revista e eliminada. Vou lhe dar um bom motivo para isso, veja:
- Você não quer perder dinheiro, certo?
- E, deduzo que nem gostaria de perder clientes por falta de insumos, né?
Portanto, uma gestão eficiente do estoque permite que seu negócio saia perdendo, em amplos sentidos. Veja abaixo as principais vantagens que as pequenas empresas conquistam ao organizar e monitorar os itens armazenados.
Processos mais econômicos
O controle de estoque possibilita que os administradores identifiquem o que e quando um produto estará em falta. Portanto, como citamos anteriormente, é possível manter um estoque mais equilibrado, sem custos desnecessários ou perdas de vendas.
Ou seja, conhecendo os seus ativos, você garante que suas operações sejam mais baratas, sólidas e assertivas.
Em contrapartida, controlando o estoque é possível gerar dados dos produtos que menos saem, reduzindo a demanda de sua reposição, por exemplo.
Planejamento com seus fornecedores
Com a consciência do seu estoque, fica muito mais fácil realizar um planejamento com seus fornecedores, não é? A realidade é que os gestores do negócio saberão quais matérias comprar e quais as melhores datas para realizar esse pedido.
Assim, é possível prever situações e agir com maiores objetivos, incluindo a economia e gestão eficiente de tudo que entra e sai da empresa.
Precificação adequada
Quantas vezes você já precificou errado o seu produto e acabou interferindo na margem de lucro do seu produto? Esse é um problema muito comum em pequenas empresas, que pode ser reduzido com o controle de estoque.
Afinal, com compras mais seguras e planejadas, você consegue acompanhar a oferta e demanda, que muitas vezes alteram o preço das coisas.
Como se faz o controle de estoque?
E aí, depois das considerações acima, você já entendeu a importância do controle de estoque para seu negócio? Para fazer o controle de estoque, separamos alguns passos:
Crie um inventário para controle de estoque
Ao criar um inventário de estoque, lista-se todos os produtos e suas respectivas quantidades em estoque. Do modo tradicional, esse documento deve ser revisto e atualizado com frequência, sempre que houver movimentações de itens.
Para isso, é importante que uma pessoa esteja responsável por estas conferências, visto que demandam esforços e monitoramentos rígidos.
Calcule os custos do estoque
Para todo produto armazenado, é importante que você saiba que além do seu próprio valor, há o custo de armazenagem e da equipe responsável pelo cuidado do estoque.
Portanto, é interessante que o gestor avalie esses valores e procure adaptar o estoque com a realidade da empresa.
Além disso, é importante constar o valor unitário dos itens e também o valor total do estoque, contabilizando todos os gastos envolvendo a estocagem.
Ou seja, realize uma previsão para todos esses custos e busque alternativas para reduzi-los.
Crie regras para o armazenamento
Independentemente de qual produto você vende, é ideal que o armazenamento seja feito em um ambiente limpo e arejado. Entretanto, existem itens que demandam cuidados específicos.
Ou seja, é essencial estar sempre atento a isso, mantendo um estoque conforme as recomendações de estocagem.
Sobretudo, lembre-se de estabelecer normas para as movimentações e as ações necessárias quando um produto entra ou sai da sua empresa.
Defina responsabilidades
Para que tudo funcione como o desejado, é importante que os funcionários saibam o que cada um deve fazer. Além disso, procure acompanhar processos e entender as métrica como:
-
- Giro de estoque: tempo médio da entrada e saída de um item
- Taxa de retorno: porcentagem que indica a quantidade de produtos que retorna ao estoque
- Tempo de reposição: informando quando, normalmente, há reabastecimento de estoque da empresa
Encontre um fluxo para a entrada e saída
Conhecer o passo a passo desde a entrada até a saída de um item é necessário e insubstituível para um controle de estoque eficiente.
Afinal, quanto melhor você e seus colaboradores entenderem o processo, mais assertivo será a gestão empresarial e mais rapidamente os possíveis problemas poderão ser resolvidos.
💡 Lembre-se de planejar o fluxo e comunicar a sua equipe!
Defina datas para as compras
Esse passo não é imediato. Afinal, para que você possa saber quais as datas, é preciso que o seu fluxo de estocagem já esteja bem estabelecido.
Porém, não deixa de ser uma consideração essencial. Quando estiver com os dados do estoque em mãos, converse com os fornecedores e negocie as compras.
Assim, você poderá conquistar melhores preços e formas de pagamento. Isso envolve o controle de custos que mencionamos como um benefício ali em cima, lembra? 😃
Defina padrões para itens
Para controlar o estoque, saiba qual a quantidade de itens é ideal para armazenar. 10 itens de X pode ser muito, enquanto 30 unidades de Y pode ser pouco.
De antemão, recomenda-se o entendimento do máximo e do mínimo, equilibrando o estoque e ganhando pontos em:
- Rotatividade de produtos
- Preço de compra dos itens
- Capacidades em estocagem
- Disponibilidade de fornecimento
Controle de estoque com constância
Após organizar todo o processo de controle de estoque, ele estará pronto para rodar. Agora é a hora de trabalhar na constância e manutenção da gestão, ein?
E prontinho! Realizando todos os passos, tenha a certeza que os custos vão melhorar e você ganhará produtividade com o planejamento certeiro. 😎
Quais são os métodos de controle de estoque?
Saber qual método utilizar o controle de estoque é essencial para planejar a logística e o financeiro da empresa.
O método de controle de estoque mais eficiente depende de suas demandas e adaptação. Entretanto, citaremos logo abaixo os 8 métodos mais utilizados para controlar estoque. Acompanhe:
1. PEPS
O método de gestão PPES significa que o Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai. Essa prática é muito utilizada para organizar a estocagem com ordem cronológica.
Uma das vantagens desse método é a redução de desperdícios, principalmente para estabelecimentos que trabalham com produtos perecíveis.
2. UEPS
Ao contrário do método PEPS, o UEPS significa que o último que entra é o primeiro a sair. Nesse caso, prioriza-se a saída dos que entraram por último no estoque. Para empresas que lidam com perecíveis, já não é uma boa opção.
3. Custo médio
Esse método pode ser agregado a outros, além de poder ser utilizado para informar dados para a Receita Federal, no cálculo de tributos.
Para esse modelo, soma-se o valor dos produtos já em estoque e os produtos novos e depois, divide-se pelo número total de mercadorias. Ou seja, gera-se uma média ponderada dos produtos em estoque.
Esse resultado trará para a empresa o custo médio por produto, dado importante para o cálculo dos impostos que incidem sobre itens da empresa.
4. Just in time
Just in time, ou, no tempo certo, é um método de controle de estoque para realizar a manutenção de um estoque mínimo, auxiliando empresas na redução dos custos para o armazenamento.
Para uma gestão ainda melhor, recomenda-se um sistema para controle de estoque, com previsibilidade de vendas e de reposições.
5. Curva ABC
Para que o controle de estoque seja realizado com a curva ABC, 3 fatores devem ser considerados: giro, faturamento e lucro. Além disso, divide-se em categorias. Confira:
- 20% dos produtos e 80% do valor do estoque
- 30% dos produtos e 15% do valor do estoque
- 50% dos produtos e 5% do valor do estoque.
Neste método, a relevância é a otimização da operação e o conhecimento sobre o giro do estoque.
6. Preço específico
Essa prática é muito comum para produtos como carros e maquinários. Nesse caso, o preço específico norteia o processo de baixa dos produtos no estoque após a venda.
Ainda considera-se que o valor total do estoque é a soma dos custos específicos das mercadorias.
Giro de estoque
O controle por meio do giro de estoque, normalmente auxilia no entendimento do fluxo de itens. Também é uma forma de calcular o desempenho da empresa e da distribuição.
Ciclo PFVA para controle de estoque
O ciclo PFVA significa que Planeja, Faz, Verifica e Age. Esse método tem foco em resolver problemas, mas pode auxiliar a sua empresa na identificação de causas. Analise os passos:
- Identificação do problema
- Mapear a causa do problema
- Traçar planos para solucionar o problema
- Ação para colocar o plano em prática
- Verificar se o plano deu certo e o problema foi resolvido
Portanto, não se trata de um método específico para controle de estoque. Porém, se faz útil em diversas situações do dia a dia, principalmente naquelas em que você para e pensa “E agora”, não é?
Esperamos que a resolução dos problemas tornem-se mais simples e que o controle de estoque simplifique a gestão da sua empresa.
Dicas para controle de estoque
Na medida em que uma empresa cresce, torna-se ainda mais complexo gerenciar o estoque. Por isso, aqui você encontrará as principais dicas para controle de estoque para pequenos empreendedores. Veja:
A primeira dica é separar os produtos por fases, aqueles em produção e os já finalizados. Já quando um produto pode vir atrelado a outro, recomenda-se que eles estejam armazenados mais próximos, facilitando a logística de distribuição.
Sobretudo, a outra dica para controle de estoque é manter o inventário sempre atualizado, lembrando de realizar as movimentações em tempo real, impedindo que informações sejam esquecidas com o tempo.
E por último, mas não menos importante, recomendamos que você ofereça treinamento para os seus colaboradores. Por fim, eles serão o seu braço direito para um controle de estoque eficiente!
Qual o melhor programa de controle de estoque?
Você sabia que é possível contratar um sistema para controle de estoque? É isso mesmo! A tecnologia está aí para ajudar na otimização e facilitação de processos.
Desse modo, um sistema pode trazer todas as ferramentas que você precisa para organizar e gerenciar o estoque. Afinal, a qualidade do controle de estoque está diretamente conectada com os recursos que você utiliza.
Para isso, o sistema de controle de estoque é uma ótima oportunidade de reduzir erros, além de automatizar processos burocráticos. Experimente o Pratio gratuitamente e conquiste a liberdade e ganhe tempo, para poder focar em todas as demais áreas da sua empresa!
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